Apabila buku-buku register yang manual ini terus dipelihara dan dipertahankan tentu memerlukan ruangan yang cukup luas untuk menampung arsi-arsip sampai 10 tahun kedepan. Seperti kebutuhan buku register gugatan dengan volume perkara rata-rata 750 perkara perbulan, maka tiap bulan membutuhkan sampai 3 buku, berarti pertahun bisa lebih dari 36 buku register gugatan, begitu pula dengan buku register induk keuangan perkara, buku register permohonan, buku jurnal dan lain-lain.

 

 

 Belum lagi arsip berkas perkara yang rata-rata 8000 perkara pertahun, dalam satu rak terdapat enam tingkat, diperkirakan dalam satu tahun 6 bulan sudah penuh. Lambat laun semua ruangan di Pengadilan Agama Surabaya penuh dengan arsip manual.

 

 Oleh karena itu Ketua Pengadilan Agama Surabaya Dr. H. Suhadak S.H., M.H. mengambil langkah untuk merubah suasana yang serba manual mengarah kepada arsip digital. Pandangan tersebut dilontarkan pada sisi diskusi penataan arsip bersama jajaran pimpinan Pengadilan Agama Surabaya dan rekan-rekan tim IT yang dipercayakan kepada Koes Atmajahutama, S.H.I, S.H.,M.H. sebagai leader project, Dr. Bayu Endragupta, S.Kom. M.H, Muhammad Ali Said, S.H.I. , M.H.dan Hakim El Faruq, S.H sebagai anggota, pada tanggal 02 januari 2018;

  

Sebenarnya langkah pembuatan buku-buku jurnal, buku induk keuangan, buku-buku register telah dimulai, begitu pula dengan arsip digital untuk Pengadilan Agama Surabaya telah berjalan beberapa bulan yang lalu. Namun paying hokum pembuatan arsip digital masih belum ada kecuali buku induk keuangan. Padahal langkah yang ditempuh dari yang serba manual menuju ke digital terdapat beberapa keuntungan, yang antara lain :

1. Akurasi data digital bisa lebih valid bahkan bisa lebih bagus.
2. Mengurangi beban kerja dan bisa memaksimalkan SDM Pengadilan Agama Surabaya.
3. Mempercepat kerja dari perkara masuk sampai dengan minutasi.
4. Dapat disimpan dengan aman dan tidak membutuhkan ruangan yang luas.

Dr. H. Suahadak S.H., M.H. berharap agar Bapak DIRJEN BADILAG MA-RI memberikan rekomendasi dan payung hukum untuk terlaksananya arsip dan buku-buku yang terkait dengan perkara dilakukan secara digital.

Mengingat ruangan kantor semakin hari semakin penuh, maka langkah-langkah penanganan segera perlu mendapatkan perhatian dari atasan, agar dua sisi terus dikerjakan manual jalan dan digital jalan.